Вера Плакина

Решили поговорить о таком важном аспекте, как следы правок в документах - протоколов испытаний, актов проверок и отчетов. Ведь никому не хочется столкнуться с неприятными вопросами со стороны надзорных органов вроде: «Почему здесь такая кривая подпись?» или «Откуда этот загадочный след карандаша?»

Почему вообще возникают проблемы?

1. Причина №1 - человеческий фактор. Люди ошибаются, забывают внести важную деталь или случайно ставят неправильную цифру. Затем начинается исправление ошибок вручную, что часто приводит к появлению заметных следов стираний и изменений текста.
2. Причина №2 - несовершенство системы документооборота. Если организация работает с бумажными версиями документов, риск появления дефектов увеличивается многократно. Бумага имеет свойство мяться, пачкаться и даже рваться.

Как сделать так, чтобы документы были чистыми и красивыми?

• Правило №1: переход на электронный документооборот. Это самое простое решение всех проблем сразу. Электронные подписи, защищённые архивы и четкая система контроля версий позволят забыть обо всех неприятных последствиях ручной обработки бумаг навсегда. Например, использование специализированных сервисов для электронного подписания документов практически исключит любые претензии со стороны проверяющих инстанций.
• Правило №2: тщательная проверка перед подписью. Перед отправкой документа руководству убедитесь, что всё заполнено правильно и аккуратно. Лучше потратить немного больше времени на проверку, чем потом разбираться с вопросами надзирателей. Идеально иметь специальную процедуру проверки каждого документа ответственным сотрудником.
• Правило №3: правильное оформление исправлений. Иногда ошибка неизбежна, и тогда важно грамотно её исправить. Запрещается замазывать белилами или корректором, удалять страницы и вклеивать новые фрагменты. Допустимо лишь аккуратное зачёркивание неверной информации одной чертой, написание правильной рядом и обязательная отметка лица, внесшего изменения.
• Правило №4: архивирование и хранение. Хранение документации также играет ключевую роль. Для важных протоколов и отчётов лучше предусмотреть специальные папки, шкафы или сейфы. Документы должны храниться отдельно друг от друга, чтобы исключить случайные повреждения.

Итак, подведём итог:

1. Переводитесь на электронные документы.
2. Проверяйте каждый документ перед утверждением.
3. Правильно вносите исправления.
4. Организуйте грамотное хранение документации.

И никаких следов карандашных пометок и корректора больше не увидите!